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    Promovemos o desenvolvimento dos nossos colaboradores, clientes, consumidores e comunidades locais
 

Atuamos em oito diferentes Estados do Brasil e, por meio de nosso modelo de negócio, fazemos questão de gerar valor a cada uma das comunidades onde estamos presentes a partir da promoção de projetos e ações sociais.

Acreditamos que desenvolver mecanismos de diálogo que propiciem a identificação das demandas e necessidades dessas comunidades com relação às nossas atividades é fundamental para que possamos direcionar nossos investimentos sociais e, assim, aumentar a qualidade de vida e o bem-estar das pessoas em toda a nossa cadeia de valor.

Para tanto, investimos no diálogo com representantes locais por meio de rodas de conversa promovidas dentro das nossas próprias unidades, a fim de mapear as demandas regionais para que possamos atuar de forma estratégica e eficaz em cada uma das regiões onde estamos presentes.

Além disso, conscientes da influência dos nossos negócios na sociedade, mantemos parcerias com iniciativas como Instituto Ethos, Childhood Brasil, Plataforma Liderança Sustentável, Movimento Mulher 360 e Fundação IOCHPE e fazemos parte de uma série de compromissos voluntários que visam ao desenvolvimento sustentável. Entre eles, destacam-se o Pacto Global da ONU, que engaja governos e empresas na promoção dos direitos humanos, na defesa do meio ambiente e no combate à corrupção e ao trabalho infantil e escravo, e os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável, 17 grandes metas estabelecidas pelas Nações Unidas que servem de diretriz para a luta global contra a pobreza e as desigualdades sociais, em alinhamento com a proteção ao meio ambiente.

PROGRAMA DE VOLUNTARIADO

Lançado em 5 de dezembro de 2016, no Dia Internacional do Voluntariado, nosso programa D+ Valor possui três eixos de atuação: Cidadania, Educação e Meio Ambiente, que estão em sinergia com os eixos de nossa Estratégia de Investimento Social Privado, a fim de gerarmos impacto positivo cada vez maior nas comunidades onde estamos presentes.

Entre outras iniciativas, promovemos oficinas ambientais em escolas públicas e privadas do entorno de nossas unidades, oferecemos capacitação profissional a jovens em situação de vulnerabilidade social por meio do programa Formare Aprendiz, em parceria com a Fundação Iochpe, fazemos campanhas solidárias de Natal e inverno e promovemos ações em prol de idosos, crianças, pessoas com deficiências físicas e mentais e moradores em situação de rua das comunidades onde estamos presentes.

Mantemos ainda ações pontuais, que são realizadas mediante demanda dos nossos colaboradores voluntários. Confira abaixo o vídeo do primeiro ano do D+ Valor.

INVESTIMENTO SOCIAL PRIVADO

Totalmente alinhada com nosso compromisso em fortalecer o relacionamento com as comunidades do entorno e promover o desenvolvimento local, nossa estratégia de Investimento Social Privado está baseada em quatro eixos de atuação: Fomento a Negócios Sociais, Educação, Meio Ambiente e Cidadania – sendo que os três últimos estão em sintonia com os eixos do D+ Valor, nosso programa de voluntariado.

Para garantir que as necessidades de nossos públicos de relacionamento sejam consideradas e atendidas, utilizamos ferramentas de engajamento e relacionamento que ajudam a direcionar as iniciativas que promovemos. Entre essas ferramentas, destacam-se as Rodas de Diálogo com representantes de nossas comunidades do entorno, o mapeamento de políticas públicas nas cidades onde estamos presentes e a capacitação de colaboradores para atuação como agentes de engajamento local.

Com as informações que adquirimos por meio destas ferramentas de engajamento e relacionamento, identificamos e implementamos as iniciativas  que consideramos mais relevantes para as nossas comunidades do entorno. Entre outros projetos, promovemos capacitações profissionais em hidráulica e marcenaria para pessoas de nossas comunidades do entorno e apoiamos e implementamos ações de cunho social, esportivo e cultural, como o Espaço Arvorar. Localizado em nossa unidade florestal de Agudos, em São Paulo, ele apresenta a história e importância da madeira por meio de experiências sensoriais e muita informação. Um projeto cultural, feito por meio da Lei de Incentivo à Cultura do Estado de São Paulo, voltado à aprendizagem e aberto a crianças, jovens e adultos da comunidade.

Em 2017, por meio das leis de incentivo estadual do Proac (Programa de Ação Cultural) e do PIE (Programa de Incentivo ao Esporte), investimos mais de R$ 1,6 milhão, além de apoiarmos projetos de CMDCA (Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente) e de Fundo do Idoso, que juntos somaram investimentos de R$ 150 mil. Confira abaixo todas as iniciativas incentivadas.

 

Em 2018, aportaremos cerca de R$ 2 milhões em iniciativas por meio de leis federais, estaduais e municipais, que irão abranger projetos de cunho social, cultural, esportivo e de apoio a idosos e pessoas em tratamento de câncer. Os projetos selecionados estão alinhados com os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável da ONU. Confira abaixo os que já estão em fase de desenvolvimento.

USO SOCIAL DAS FLORESTAS

Visando utilizar nossas estruturas para gerar valor para nossas comunidades do entorno e promover os cuidados que adotamos no manejo de nossas florestas, praticamos o uso social das mesmas, oferecendo à população acesso às nossas fazendas para momentos de lazer. Também criamos parcerias para fomentar outras formas de trabalho nas áreas que não são usadas para plantio.

NOSSA VISÃO DE FUTURO

Nosso modelo de negócio gera valor para a sociedade e contribui com o desenvolvimento social nas regiões onde estamos presentes. Com abertura para dialogar com representantes das comunidades vizinhas, por meio da interação de nossos colaboradores com os representantes locais, podemos melhorar ainda mais a identificação de demandas regionais e a aplicação dos esforços e recursos que direcionamos para esses públicos, de forma integrada e conectada ao nosso planejamento estratégico.

Para saber mais sobre nosso desempenho com relação ao tema Relacionamento com Comunidades e Desenvolvimento Local, acesse o Relatório Anual 2017.

NOSSAS METAS

Nossos compromissos para o tema Relacionamento com Comunidades e Desenvolvimento Local até o ano de 2025 são:

Meta Status Em 2017
Ter 80% de aprovação do processo de engajamento pela comunidade Realizamos seis Rodas de Diálogo com as comunidades locais e o índice de satisfação apurado nas avalizações posteriores aos encontros ficou dentro da meta
Ter 100% dos gestores expostos a uma vivência na comunidade local Nessa frente, realizaremos um projeto piloto com nossos colaboradores em 2018
Influenciar duas políticas públicas por localidade onde estamos presentes Fizemos um diagnóstico inicial em quatro municípios nos quais estamos presentes e identificamos as oportunidades de atuação. Em 2018, temos o objetivo de nos aproximar do poder público local para definir como contribuir com a formação e a execução de políticas públicas
Ter 75% do reconhecimento do atributo responsabilidade socioambiental nas comunidades em que nossas unidades operacionais estão presentes Realizamos a primeira pesquisa em 2017 e, em 2018, definiremos planos de ação a partir dos resultados consolidados. Nosso objetivo é repetir o ciclo de pesquisas e planos de ações a cada dois anos
Mensurar e comunicar os impactos positivos em 100% das comunidades em que as unidades operacionais estão presentes Estivemos dedicados a analisar diferentes metodologias para medir os impactos e fazer a comunicação com transparência e abertura para o diálogo
  • Desenvolver atividades de impacto social em 70% das comunidades vizinhas identificadas nas unidades operacionais.
  • Ter 70% de aprovação do modelo de relacionamento pelas comunidades impactadas.
  • Capacitar em elaboração e gestão de projetos sociais pelo menos dois grupos de vizinhos em 70% das comunidades integradas à Política Social, com a implementação de pelo menos um projeto.
  • Ter 15% dos colaboradores envolvidos em ações de voluntariado.
  • Mensurar e comunicar os impactos positivos em 100% das comunidades onde as unidades operacionais estão presentes.

*Aprovadas em 2018, as metas da Colômbia passarão a ter seus status reportados a partir de 2019

NORMAS

Confira, abaixo, as principais premissas das nossas normas relacionadas ao tema Relacionamento com Comunidades e Desenvolvimento Local.

NORMA DE ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS

 

1. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

1.1. Identificação de Stakeholders

As partes interessadas consideradas prioritárias na elaboração da presente norma estão representadas no mapa de Stakeholders da Duratex:




Estes públicos estão representados em diversos grupos e se manifestam de diferentes maneiras. O mapeamento dos subgrupos, a priorização dos stakeholders, a materialidade das necessidades e expectativas e a elaboração e gestão dos planos de ação para o relacionamento com as partes interessadas são de responsabilidade das áreas que usualmente estabelecem relações diretas com estes públicos, em alinhamento com as diretrizes do Planejamento Estratégico da Duratex.

Parte Interessada Públicos Relacionados Área Responsável
Poder Público Executivo
Legislativo
Judiciário
Gerência Jurídica
Órgãos Reguladores
e Fiscalizadores
Comissão de Valores Mobiliários (CVM)
Órgãos Ambientais
Órgãos Fiscalizadores
Gerências de Relações com Investidores, Industriais e Florestais
Acionistas e Instituições Financeiras Acionistas
Analistas de Mercado
Financiadores
Gerência de Relações com Investidores
Colaboradores Próprios
Terceiros
Familiares
Aposentados
Gerências de Desenvolvimento Humano e Organizacional, Administração de RH e Relações do Trabalho e de Remuneração e Benefícios
Rede de Fornecedores Serviços Materiais/Imobilizados Gerência de Suprimentos
Clientes Indústria
Varejo
Atacado
Revenda
Construção Civil Internacionais
Gerências de Marketing e Produtos e Comercial
Consumidores Deca
Hydra-Corona
Duratex
Durafloor
Gerências de Marketing e Produtos e de Serviços e Pós Venda
Comunidades
de Entorno
População
Empresas
Associação de Bairro
Arrendatários
Gerências de Sustentabilidade, Industriais e Florestais
Institutos de Pesquisa
e Universidades
Público
Privado
Gerências de Sustentabilidade e Meio ambiente
Sociedade Civil
Organizada
ONGs
Sindicatos
Federações
Institutos
Associações
Gerências de Sustentabilidade, Industriais e Florestais
Especificadores Engenheiros Arquitetos
Instaladores
Decoradores
Marceneiros
Alunos de faculdade
Gerências de Marketing e Produtos e
de Serviços e Pós Venda
Imprensa Especializada
Impressa
TV
Rádio
Digital
Gerência de Comunicação
Concorrentes
e Substitutos
Metais e Louças
Chuveiros Elétricos
Painéis e Pisos
Substitutos
Gerências de Marketing e Produtos e Industriais

1.2. Metodologia de Engajamento

  • Para que as partes interessadas sejam efetivamente consideradas e os aprendizados obtidos pela Duratex incorporados à estratégia de melhoria contínua, foi elaborada uma ferramenta de gestão dividida em quatro etapas: Mapeamento das Partes Interessadas, Priorização de Stakeholders, Construção da Materialidade e Elaboração do Plano de Ação para Engajamento. As etapas são igualmente importantes e contribuem para um processo de criação de valores compartilhados. A seguir destacamos a descrição geral das etapas.

1.2.1. Mapeamento das Partes Interessadas

  • A etapa de mapeamento contempla o levantamento dos stakeholders, a partir de sua caracterização e do seu reconhecimento como parte interessada. Nesta etapa são considerados os registros de DPI das unidades, manifestações no canal de Ouvidoria e o levantamento de eventuais abordagens feitas aos colaboradores.
  • O processo contempla o levantamento da percepção dos colaboradores que interagem com estes públicos e a avaliação das demandas formalizadas e tratadas de forma pontual.

1.2.2. Priorização de Stakeholders

  • A partir da análise da capacidade de influência das operações da empresa no stakeholder e do stakeholder na Duratex, são definidas as formas adequadas para relacionamento com cada um dos públicos caracterizados. A ferramenta de priorização apresenta táticas adequadas para o relacionamento com cada público a partir de suas características e demandas, considerando os níveis de interesse e influência. As táticas de relacionamento podem ser: Colaborar, Dialogar, Monitorar ou Informar, conforme definição a seguir:
Tipologia de abordagem Tática
Colaborar Desenvolvimento de soluções em conjunto para um determinado assunto. Pode ser realizado por meio de parcerias formais ou acordos informais. Avaliação dos impactos de um novo projeto/produto ou significativas modificações nos já existentes. Planejamento de um novo projeto/produto ou de significativas modificações nos existentes.
Dialogar Iniciar e participar de diálogos focados em aprendizados mútuos e soluções, a partir da premissa do comprometimento e da abertura para a busca conjunta de soluções para os conflitos, de forma a trazer benefício para todas as partes envolvidas Órgãos Fiscalizadores
Monitorar Estar atento às ações dos stakeholders por meio de clipping de mídia, pesquisas na internet, checagem de sites e conversas com outros stakeholders que possam ter conhecimento de suas ações ou posições.
Informar Criar mensagens específicas para os stakeholders sem estabelecer um canal de duas vias. Essas mensagens podem ser veiculadas por meio de publicidade, campanhas, cartas, blogs etc.

1.2.3. Materialidade

  • A Matriz de Materialidade é construída mediante análise dos assuntos identificados pelos colaboradores a partir da perspectiva do stakeholder no que se refere ao impacto social, ambiental e econômico que o mesmo representa para a empresa. São considerados os seguintes tópicos:
  • O assunto tem relevância para os compromissos da organização?
  • O assunto tem potencial impacto no resultado financeiro?
  • O assunto tem impacto na sociedade ou no meio ambiente?
  • O assunto tem impacto potencial para o não cumprimento legal e criação de multas?
  • O assunto tem impacto potencial sobre as operações da Duratex e/ou nos serviços de interesse de clientes?
  • O assunto tem impacto potencial na marca, reputação e no relacionamento com as partes interessadas?
  • A resposta a estes questionamentos mostra a matriz de materialidade considerando fatores críticos e de impacto que podem ser Alto (A), Médio (M) ou Baixo (B) e esta etapa confere ao processo a definição das priorizações para elaboração do Plano de Ação.

1.2.4. Plano de Ação para Engajamento

  • A etapa de construção do Plano de Ação prevê ações específicas para relacionamento com cada um dos públicos caracterizados, considerando meios apropriados de engajamento, responsáveis pela sua implementação, orçamento para execução das ações definidas e divulgação e disseminação de informações pertinentes.
Etapa Atividade Resultado
01 Mapeamento das partes interessadas. Caracterização das partes interessadas.
02 Priorização de públicos a partir do nível de influência e interesse nos negócios da empresa. Análise das partes interessadas e seus potenciais impactos no negócio da empresa.
03 Construção da materialidade a partir da visão dos colaboradores da empresa. Identificação das demandas das partes interessadas a partir de manifestações registradas e/ou percepções da empresa.
04 Elaboração do Plano de Ação Definição de ações para engajamento de stakeholders a partir da análise do nível de influência das partes

3.3. Revisão

  • O processo de revisão da materialidade é realizado anualmente e seus resultados são compartilhados com a alta direção, garantindo alinhamento na gestão do Plano de Riscos.

Consiste na revisitação do processo e objetiva a melhoria contínua dos relacionamentos da empresa. Para internalizar o engajamento à gestão dos negócios e fomentar este ciclo são consideradas:

 

  • A revisão e atualização do mapa de partes interessadas;
  • A análise das responsabilidades das equipes responsáveis pelas Partes Interessadas;
  • O alinhamento dos resultados dos Planos de Engajamento com cada público e em cada localidade, aos objetivos do Planejamento Estratégico;
  • A estruturação destas avaliações é realizada nas áreas correlatas, com a participação da Gerência de Sustentabilidade e Comunicação

NORMA DE INVESTIMENTO SOCIAL PRIVADO E PROGRAMA DE VOLUNTARIADO

 

1. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

1.1. Atuação – Investimento Social Privado

1.1.1. Objetivo

  • Estabelecer diretrizes que contribuam para a promoção do desenvolvimento das comunidades onde a empresa possui operações.

1.1.2. Público-Alvo

  • Comunidades do entorno das operações da empresa e em sua área de influência.

1.1.3. Parceiros Estratégicos

  • Organizações da sociedade civil, empresas, academia e pessoas físicas.

1.1.4. Eixos de Atuação

1.1.4.1 Investimento Social Privado

Os eixos principais de atuação do Investimento Social da organização são: Educação, Meio Ambiente, Cidadania e Fomento a Negócios Sociais.

  • Educação – Formação e capacitação profissional
  • Meio Ambiente – Gestão ambiental e preservação da biodiversidade.
  • Cidadania – Doação de produtos e serviços.
  • Fomento aos negócios sociais – Uso social da floresta e geração de renda.
  • A Duratex considera ainda como Investimento Social Privado os projetos patrocinados por meio de leis de incentivo fiscal, como aqueles voltados para Cultura, Esporte, Saúde, Idoso, Crianças e Adolescentes, conforme norma interna de Patrocínios com Utilização de Incentivo Fiscal.
  • As doações, do eixo Cidadania, devem estar de acordo com a Norma de Doações da Companhia.
  • Importante destacar que o processo de engajamento com partes interessadas, estabelecido na norma Engajamento com Partes Interessadas, permite em sua abordagem de diálogo identificar temas relevantes que podem apoiar na definição dos investimentos sociais.
  • Além disso, sempre que houver sinergia, as ações do programa de voluntariado D+ VALOR estarão alinhadas às iniciativas do Investimento Social Privado, a fim de ampliar o impacto positivo de nossa atuação.

1.1.5. D+ VALOR

O programa de voluntariado da Duratex, intitulado D+ VALOR, contempla possibilidades de atuação em três eixos: Educação, Meio Ambiente e Cidadania.

a) Educação

  • Visa à promoção de atividades de capacitação profissional nas comunidades em que a Duratex atua por meio da Escola Formare (Social) e Escola Formare Aprendiz.
  • Os colaboradores da Duratex atuam como educadores voluntários na iniciativa, ministrando aulas práticas e teóricas, dentro do próprio ambiente da empresa, de acordo com sua formação e experiência profissional. O conteúdo dos cursos oferecidos aos jovens é elaborado pela Fundação Iochpe de forma personalizada, de acordo com a realidade da empresa e comunidade local, sempre em consonância com uma CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), no caso do formato Aprendiz.

b) Meio Ambiente

  • Visa à conscientização e à disseminação de informações ambientais nas comunidades em que a Duratex atua ao promover atividades em que os colaboradores utilizam seus conhecimentos para ministrar voluntariamente palestras a respeito do uso consciente de recursos naturais

c) Cidadania

  • Visa à mobilização para causas sociais importantes para as regiões onde a Duratex atua por meio de visitas e arrecadações de itens, tais como alimentos, roupas e materiais escolares, entre outros, em apoio a entidades filantrópicas, sem que haja vínculo direto e contínuo com as mesmas.

1.1.5.1 Diretrizes e Responsabilidades do D+ VALOR

Os colaboradores inscritos no D+ VALOR dispõem de um período de quatro horas mensais para a realização de atividades voluntárias durante o horário de trabalho (exceto os colaboradores do programa Escola Formare (Social) e Escola Formare Aprendiz, cujas horas de voluntariado variam de acordo com o cronograma de aulas), condicionadas à:

  • Atividades que estejam relacionadas aos eixos de atuação do programa D+ VALOR;
  • Prévia aprovação do gestor;
  • Comprovação documental de comparecimento nas atividades voluntárias.
  • As atividades não relacionadas com os eixos da atuação da empresa, as realizadas sem autorização prévia do gestor ou sem comprovação documental de comparecimento serão tratadas como ausências injustificadas e estarão sujeitas à aplicação de medida disciplinar, nos termos da Norma Interna NO.44 (que estabelece procedimentos para aplicação de medidas disciplinares).
  • As atividades voluntárias realizadas fora do horário de trabalho, mesmo se vinculadas ao programa D+ VALOR, são de caráter absolutamente gratuito, ou seja, uma atividade não remunerada, conforme item 1.1.5.2  a seguir.

1.1.5.2 Atividade Não Remunerada

  • Os serviços prestados pelo voluntário – dentro ou fora do horário de trabalho - são de caráter gratuito, não cabendo qualquer custo, despesa, salário e/ou remuneração, de qualquer natureza, a título de contraprestação. Não se estabelece qualquer vínculo e/ou obrigação de natureza trabalhista, bem como qualquer obrigação e/ou responsabilidade civil, previdenciária e/ou securitária.

1.1.5.3 Compromisso do Voluntário

  • O voluntário declara que está ciente e de acordo com as diretrizes do D+ VALOR, bem como com as políticas da Duratex, comprometendo-se a respeitar, cumprir e zelar pelas diretrizes do programa de voluntariado, bem como pelas políticas e/ou a imagem da companhia.

1.1.5.4 Adesão ao Programa

  • O colaborador que quiser aderir ao programa D+VALOR deve preencher o Formulário interno do Programa de Voluntariado .

1.1.5.5 Licença de Uso de Imagem e Texto

  • O D+ VALOR fica autorizado a utilizar todo o material produzido na atividade de voluntariado sem qualquer restrição, incluindo as imagens captadas por meio de filmagens e fotografias, bem como declarações, depoimentos e relatos das atividades realizadas, para fins de divulgação do programa de voluntariado e da Duratex, sendo este direito de utilização ilimitado e por prazo indefinido, para que a companhia faça uso, de qualquer forma, no todo ou em parte, deste material e/ou de qualquer reprodução interna e externa do mesmo.
  • O voluntário renuncia a qualquer direito de fiscalização ou aprovação de utilização do material produzido pela Duratex, reconhecendo que o D+ VALOR utiliza a autorização dada pelo voluntário de forma absoluta. Concorda também em não exigir indenização de qualquer natureza, a qualquer título, relacionada ao uso de imagem no D+ VALOR.

1.1.6. Recursos

  • Os recursos próprios são definidos anualmente por meio de alocação no Plano Orçamentário Anual. Os recursos incentivados estão de acordo com a Norma de Patrocínios com Utilização de Incentivo Fiscal.

1.1.7. Gestão, Monitoramento e Avaliação.

  • A Governança do Investimento Social Privado e do D+ VALOR estão sob a gestão da Gerência de Sustentabilidade e Comunicação, que tem como papel recomendar as ações às áreas corporativas e de negócios e aos membros do Comitê de Sustentabilidade. No caso do Investimento Social Privado, suas diretrizes são apoiadas em última instância pelo Comitê Executivo. Cabe ainda à gerência de Sustentabilidade e Comunicação monitorar e realizar pesquisas de avaliação sobre os processo e a eficácia dos projetos implementados. Anualmente é realizado planejamento para a alocação dos investimentos com o estabelecimento de metas, sistema de avaliação, monitoramento e comunicação.

NORMA DE DOAÇÕES


1. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

1.1 Critérios:
 
  • Todas as doações deverão estar de acordo com os valores, a estratégia e o planejamento da Organização.
  • Nenhuma doação que exponha a imagem e a reputação da Organização, seus acionistas, diretores ou colaboradores poderá ser realizada, especialmente se a doação representar ou aparentar vantagem indevida a quaisquer das partes, inclusive nos termos da PO.14 Combate à Corrupção . Em caso de dúvida, a doação não será concluída.
  • Não serão realizadas doações que comprometam a estrutura, o orçamento ou o caixa da doadora.
  • A doação a quaisquer pessoas (físicas ou jurídicas) inscritas no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS, Cadastro Nacional das Empresas Punidas – CNEP ou Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas – CEPIM ou outros cadastros negativos será analisada pela Área de Compliance Legal e Ético – CLG no tocante aos motivos que justificaram a negativação da pessoa perante a Administração Pública, para então ser emitido pela Área de Compliance Legal e Ético – CLG parecer favorável ou não à doação, considerando os riscos de imagem à Organização, especialmente se a inscrição tiver sido motivada por ato de corrupção.
  • Os donatários devem estar autorizados a receber doação e, se for o caso, ter capacidade comprovada para prestar as contrapartidas estabelecidas formalmente.

1.1.1 As doações levarão em conta:

a) a localização e/ou área de atuação do donatário ou o local de uso/instalação do bem/serviço doado, os quais deverão estar compostos dentro do território de atuação ou de interesse da doadora, especialmente nas comunidades onde ela está instalada;
b) a afinidade da demanda de doação com a estratégia de sustentabilidade da doadora;
c) o interesse institucional ou de relacionamento da doadora.

1.2 Procedimentos

Doações a entidades filantrópicas, entidades representantes da sociedade civil, associações e afins

1.2.1 Pedido de Doação

  • O pedido de doação deverá ser emitido por escrito pelo donatário (em meio físico ou digital), endereçado à doadora e entregue à gerência solicitante.
  • As doações de iniciativa da própria doadora dispensam a formalização do pedido de doação previsto neste item 1.2.1

1.2.1.2 Avaliação Interna

  • A gerência solicitante deverá conhecer a entidade com relação à sua reputação local, de maneira a assegurá-la perante a Organização, e analisar a possibilidade de custear a doação. Se impedida, deverá negar a doação.
  • A gerência solicitante deverá enviar à Área de Compliance Legal e Ético - CLG o Formulário de Solicitação de Doação (anexo) integralmente preenchido juntamente com a documentação ali exigida.
  • A Área de Compliance Legal e Ético - CLG deverá realizar a análise jurídico-reputacional do donatário por meio de consulta aos cadastros disponíveis publicamente, justificando internamente a negativa, se for o caso. Paralelamente, a Área de Compliance Legal e Ético – CLG compartilhará com a Área de Sustentabilidade Corporativa – CSB o Formulário de Solicitação de Doação e demais documentos relevantes enviados pela gerência solicitante para que Área de Sustentabilidade Corporativa – CSB avalie o atendimento do pedido de doação aos critérios estabelecidos no item 3.1.1., realizando a devolutiva à Área de Compliance Legal e Ético – CLG.
  • Havendo impedimento à continuidade da doação, a Área de Compliance Legal e Ético – CLG posicionará a gerência solicitante, a qual deverá preencher a Resposta Negativa de Doação (anexa) e enviá-la à entidade por meio físico ou digital.

1.2.1.3 Aprovação

  • A aprovação da doação será realizada pelo Diretor-Presidente da Duratex S.A. em conjunto com o Diretor responsável pela gerência solicitante para as doações até o valor limite de 3% (três por cento) do patrimônio líquido do último balanço patrimonial, conforme estabelecido no estatuto social da Organização, ou pelo Conselho de Administração da Duratex S.A., quando o valor da doação exceder o percentual anteriormente mencionado.

1.2.1.4 Realização da Doação

  • A entrega do bem/realização do serviço doado deverá ser formalizada por meio da assinatura do Recibo de Doação específico pelo representante legal do donatário, confirmando o recebimento da doação e o seu compromisso com a correta destinação do bem doado.
  • A doação poderá exigir contrapartidas de visibilidade da marca e nome da doadora na qualidade de apoiadora de projetos, iniciativas etc., desde que expressamente formalizado.
  • A gerência solicitante deverá providenciar evidências (fotos, documentos, notícias) de cada doação, consolidar toda a documentação do respectivo processo (formulários, documentos do donatário, análises, recibo, evidências etc.) e mantê-la arquivada na área pelo prazo de 5 (cinco) anos, mais 10 (dez) anos em arquivo inativo, enviando cópia digitalizada de todo o processo à Área de Compliance Legal e Ético - CLG.
  • A Área de Compliance Legal e Ético – CLG poderá solicitar, a qualquer tempo, a comprovação da correta destinação do objeto da doação à gerência que realizou a doação, ou diretamente ao donatário.

1.2.2 Doações a Administradores e Colaboradores

  • A doadora poderá realizar a doação exclusivamente de bens fora de uso ou dispensáveis a administradores ou colaboradores mediante aprovação da respectiva diretoria. Enquadram-se neste tipo de doação a entrega de notebooks, celulares e outros bens da Organização que sejam de uso pessoal do colaborador/administrador, ainda que em bom funcionamento.
  • O lançamento da respectiva doação deverá ser feito no centro de custos contábil da própria área que custeie a doação. No caso dos notebooks, celulares pessoais etc. acima mencionados, o lançamento contábil será na unidade do próprio colaborador/administrador.
  • A doadora poderá, ainda, estabelecer programas internos de doação de produtos fabricados pela doadora ou prestação de serviços de assistência técnica gratuita pela doadora por determinado tempo, mediante regulamento próprio.
  • Todas as doações a administradores e colaboradores deverão ser formalizadas por meio do respectivo termo de doação pela Área de Compliance Legal e Ético - CLG, assinados conforme a representação legal estabelecida nos atos constitutivos da Organização (item 1.2.1.3).

1.2.3 Doações a Pessoas Jurídicas com Participação de Partes Relacionadas

  • Qualquer doação a pessoas jurídicas das quais partes relacionadas participem societariamente deverão ser formalizadas por meio de instrumento específico elaborado pela Área de Compliance Legal e Ético - CLG, observando-se as regras aplicáveis a tanto, especialmente a aprovação na forma do item 1.2.1.3 acima. E deverão ser informadas pela gerência solicitante da doação à Gerência de Controladoria – COC no prazo de 05 (cinco) dias úteis para reporte pela Diretoria de Finanças RI e Serviços Corporativos ao Comitê de Partes Relacionadas da Organização, conforme estabelecido na Política de Transações com Partes Relacionadas.

1.2.4 Doações a Administração Pública

  • A Organização não realiza doações de qualquer espécie à Administração Pública, a fim de evitar quaisquer interpretações equivocadas ou questionamentos quanto à retidão de suas condutas perante autoridades. Tal restrição não se aplica (i) aos casos de doação pela Organização para o cumprimento de exigências ou determinações legais; (ii) aos casos em que a doação seja essencial para a preservação de bens/serviços públicos diretamente afetados pelas atividades operacionais da Organização, mediante justificativa técnica da gerência solicitante; e (iii) no escopo do patrocínio de atividades ou eventos de acesso público promovidos pela Administração Pública em que haja expresso alinhamento com as atividades da Organização. Em quaisquer das exceções anteriores deverá haver análise prévia e parecer favorável da Área de Compliance Legal e Ético - CLG.
  • A realização da doação à Administração Pública ou do patrocínio de eventos acima referido seguirá o procedimento estabelecido no item 1.2.1 acima e na Política de Combate à Corrupção.

1.2.5 Outras Doações

  • A Organização não realiza doações a candidatos ou partidos políticos.
  •  As doações eventualmente realizadas a proponentes por meio de renúncia fiscal deverão observar a Norma de Patrocínios com Utilização de Incentivo Fiscal e, complementarmente no que não for conflitante, pela presente Norma.
  • Doações a outros públicos não previstas acima serão analisadas oportunamente e caso a caso pela Área de Compliance Legal e Ético – CLG.
  • A entrega ou o recebimento de brindes e presentes pela Organização respeitará o disposto em norma interna.
  • A doação realizada a clientes e parceiros no escopo comercial e/ou de marketing, objetivando a divulgação dos produtos, das marcas ou do nome da doadora, deverá observar os critérios e procedimentos previstos nas políticas comerciais da Organização, mediante a análise jurídica concorrencial e ética da Área de Compliance Legal e Ético – CLG.
  • Doações a outros públicos não previstas acima serão analisadas oportunamente e caso a caso pela Área de Compliance Legal e Ético – CLG.

NORMA DE PATROCÍNIOS COM UTILIZAÇÃO DE INCENTIVO FISCAL


1. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

1.1 Esferas de Patrocínio com Incentivos Fiscais

  • A Companhia poderá realizar Patrocínios por meio de Incentivos Fiscais a iniciativas voltadas para a cultura, esporte, idoso, saúde e crianças e adolescentes, entre outros legalmente previstos, cuja verba disponível para investimento estará necessariamente relacionada ao montante de tributos pagos pela Companhia, como por exemplo, Imposto de Renda pago ao Governo Federal e ICMS pago em cada Estado onde a Companhia está presente.

1.1.1 Legislação de referência (não estando limitada às que seguem)

  • Lei Federal do Esporte (nº 11.438), Lei Federal da Cultura (Rouanet nº 8.313/91, artigo 18; Lei do Audiovisual nº 8.685/93 11.437/06 artigo 1º A), Lei Estadual da Cultura (LIC Lei de Incentivo à Cultura do RS n° 10.846/96, Lei Estadual de SP 12.268/06 do PROAC - Programa de Ação Cultural) e Lei Estadual do Esporte (Lei Paulista de Incentivo ao Esporte Decreto 55.636/2010), PRONAS - Programa Nacional de Apoio à Atenção da Saúde da Pessoa com Deficiência e PRONON - Programa Nacional de Apoio à Atenção Oncológica (Lei Federal nº 12.715/12), Fundos do Idoso (LEI Nº 12.213/10) e FUMCADs – Fundos Municipais dos Direitos da Criança e do Adolescente.

1.1.2 Legislação de referência

  • Os eixos para investimento contemplam projetos de natureza preferencialmente cultural ou esportiva, com acesso público, respeitando diretrizes para cada um deles, sujeitas às alterações legislativas:

a. Incentivo à Cultura:

  • Restauração de patrimônio histórico;
  • Artes visuais;
  • Exposição pública de Artes;
  • Fotografia;
  • Moda;
  • Cinema;
  • Produção televisiva de caráter não-comercial;
  • Música erudita ou instrumental;
  • Livros de valor artístico, literário ou humanístico;
  • Doações para acervos de bibliotecas, museus etc., desde que públicos;
  • Construção ou manutenção de salas de cinema e teatro (em municípios com menos de cem mil habitantes);
  • Atividades culturais de caráter inovador ou experimental.

b. Incentivo ao Esporte:

  • Projetos voltados ao esporte como lazer
  • Esporte como instrumento de educação
  • Infraestrutura desportiva

1.2 Critérios de Seleção:

  • Respeitados, antes de tudo, os requisitos legais, os projetos que poderão receber Patrocínios com a utilização de Incentivo Fiscal serão selecionados pela Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB, com base no atendimento dos critérios mínimos relacionados abaixo:

a. A localização da execução do projeto, a qual deverá estar composta dentro do território de atuação ou de interesse da Companhia;
b. O potencial de disseminação e replicabilidade do projeto a localidades e públicos diverso;
c. A afinidade do projeto com a estratégia de negócios e de relacionamentos da Companhia;
d. O interesse institucional da Companhia.

  • Deverão ter preferência os proponentes e destinatários dos Patrocínios que participarem de iniciativas de transparência, cadastros positivos, compromissos públicos no setor cultural etc.

1.3 Procedimentos de Análise, Aprovação e Registro do Patrocínio

1.3.1 Análise Prévia de Viabilidade

a. A Gerência de Impostos - CPT deverá informar a Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB quanto à disponibilidade de recursos na Companhia para a realização dos Patrocínios por meio de Incentivos Fiscais;
b. Estabelecido o montante disponível, o processo de análise das oportunidades de Patrocínio se iniciará com o envio do Formulário de Aprovação de Patrocínio com Utilização de Incentivo Fiscal a ser preenchido e assinado pela gerência da área solicitante.
c. Este formulário original deverá ser enviado à Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB, juntamente com a documentação a seguir (que poderá eventualmente ser complementada, a pedido da Companhia).

Documentos do Proponente (e do captador, se houver) a serem apresentados para análise do projeto:
- Formulário Preenchido e assinado pela gerência da área solicitante;
- Cópia simples da cédula de identidade e CPF, em se tratando de pessoa física; ou cópia simples do contrato ou estatuto social consolidado, além da ata da eleição da diretoria, em se tratando de pessoa jurídica;
- Procuração para assinatura do contrato com a Companhia, se for o caso;
- Cópia do descritivo do projeto aprovado pela Administração Pública responsável;
- Publicação do projeto no Diário Oficial, autorizando a captação.

d. A Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB analisará, se necessário em conjunto com as Áreas de Marketing, o atendimento dos critérios estabelecidos no item 1.2.
e. A Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB deverá verificar, ainda, a viabilidade técnica e normativa da oportunidade de Patrocínio e realizar a análise reputacional do proponente no mercado de projetos incentivados por lei, cujas evidências deverão ser mantidas em arquivo, nos termos do item 1.3.3.
f. A Área de Compliance Legal e Ético – CLG deverá analisar a reputação legal do proponente por meio do respectivo levantamento cadastral e jurídico, especialmente mediante consulta a cadastros negativos ou impeditivos em decorrência de ato de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro ou outros desvios, tais como no Serasa, CADIN, Justiça, CEIS, CNEP, CEPIM etc. A Área de Compliance Legal e Ético – CLG poderá exigir do proponente todos os documentos que entender necessários para a elaboração de seu parecer sobre a viabilidade do Patrocínio à Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB, sob o aspecto jurídico-compliance. Caso o parecer da Área de Compliance Legal e Ético – CLG identifique algum tipo de vedação presente nesta Norma, a contratação não poderá ter seguimento.
g. Com base no parecer favorável da Área de Compliance Legal e Ético – CLG, a Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB poderá dar seguimento ao processo de aprovação do Patrocínio pelo Comitê Executivo.

1.3.2 Realização de Patrocínio

a. Todos os Patrocínios com a utilização de Incentivos Fiscais serão realizados mediante a celebração do respectivo contrato de patrocínio entre a Companhia e o Proponente (e o captador, se houver), os quais deverão aderir ao Guia de Conduta do Fornecedor Duratex pelo contrato a ser celebrado.
b. A Gerência de Impostos - CPT deverá realizar os pagamentos conforme determinado pela legislação vigente, a partir do cumprimento das etapas de análise estabelecidas no item 1.3.1.
c. A distribuição de ingressos, convites, exemplares, itens etc. de projetos patrocinados pela Companhia sob esta norma deverá atender, além do quanto previsto na legislação aplicável, ao disposto abaixo:

  • A Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB deverá estar confortável em justificar publicamente tal distribuição a pessoas indicadas pela Companhia, sem que isso cause constrangimento à Companhia.
  • A oferta não deve ser realizada com frequência desarrazoada para o mesmo convidado, de forma que possa aparentar alguma suspeição ou troca de vantagens indevidas;
  • A oferta não poderá ser realizada a pessoas físicas ou jurídicas de cuja decisão ou influência a Companhia dependa;
  • É proibida a oferta ou entrega de ingressos, convites, exemplares, itens etc. de projetos patrocinados pela Companhia a agentes públicos ou a eles equiparados, nos termos do disposto na Política de Combate à Corrupção.

d. Todo o projeto deverá ser registrado pela Gerência de Sustentabilidade e de Comunicação – CSB por meio de, mas não se limitando a, fotos, documentos, amostras, atas de reunião, para evidenciar o atendimento pela Companhia das disposições contratuais e legais, em especial no tocante ao cumprimento dos limites destinados à Companhia e do acesso do público.

1.3.3 Análise Posterior e Arquivamento de Documentos

  • Após a execução do projeto, o Proponente deverá prestar contas à Companhia, apresentando cópia integral da documentação entregue à Administração Pública, incluindo, mas não se limitando ao seguinte:
  • Comprovantes de gastos, em comparativo ao orçamento inicial;
  • Aprovação das contas pela Administração Pública;
  • Comprovação da democratização do acesso ao projeto executado, tais como preços/ingressos acessíveis; locomoção por pessoas idosas e portadores de deficiência; estratégias de difusão etc;
  • Evidências da realização do evento, se for o caso, tais como material de divulgação e de imprensa, fotos e vídeos, contratos etc;
  • Respeito às regras de utilização da marca da Companhia e da Administração Pública;
  • Comprovação da quantidade exata de itens patrocinados destinada à Companhia, nos limites da Lei.
  • Toda a documentação do processo deverá ser registrada e arquivada pelo prazo de 5 (cinco) anos na Área de Sustentabilidade e Comunicação – CSB e, no tocante à documentação fiscal, na Gerência de Impostos - CPT. Após o período de 5 (cinco) anos, o dossiê de cada processo deverá ser enviado integralmente ao arquivo inativo da Companhia e mantido por mais 10 (dez) anos antes de ser destruído.

1.4 Proibições

  • Sem prejuízo das demais proibições em leis, nos termos da Instrução Normativa nº 01/2017 do Ministério da Cultura, qualquer Patrocínio de projeto cultural relacionado à Lei Rouanet sujeita-se à proibição das seguintes contrapartidas à Companhia, ainda que o patrocínio seja realizado por meio de verba privada (não-incentivada), inclusive se apenas por meio desta:
  • Diferenciação entre públicos na comercialização do produto cultural em condições diversas das praticadas ao público em geral;
  • Reserva de espaço no evento a público determinado;
  • Veiculação de marca ou nome em peças de divulgação diferentes das aprovadas pelo Ministério da Cultura;
  • Execução de ensaios, apresentações, visitas, recepções, festas, coquetéis, serviços de buffet ou quaisquer atividades associadas ao projeto cultural de caráter restrito ou com limitações de acesso;
  • Fornecimento de produtos ou serviços ao projeto cultural, além do aporte em dinheiro objeto do patrocínio;
  • Na realização dos Patrocínios com utilização de Incentivos Fiscais, é vedado:
  • O oferecimento ou o recebimento pela Companhia ou seus administradores e colaboradores de qualquer contrapartida acima dos limites legais, vantagem financeira ou material ilícita em decorrência do Patrocínio que efetuar;
  • A realização de Patrocínio fora das disposições e limites legalmente estabelecidos.
  • A concessão de Patrocínios diretamente a agentes públicos, órgãos ou entidades da Administração Pública direta ou indireta, ou a parentes dos agentes públicos, em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau.
  • A utilização de Incentivo Fiscal para Patrocínios de projetos destinados a particulares, sem o atendimento ao critério de interesse público estabelecido na legislação vigente.
  • A celebração de Patrocínio que envolva atividade cultural não independente, ou seja, que (i) tenha associação ou vínculo, ainda que indireto, com empresas de radiodifusão de som e imagem, ou operadoras de comunicação eletrônica aberta ou por assinatura; ou que (ii) possua associação ou vínculo direto ou indireto com a Companhia, seus acionistas, administradores, diretores e/ou seus respectivos cônjuges e parentes até o terceiro grau, ressalvado no caso de bens comprovadamente protegidos por órgãos públicos.
  • Os Patrocínios com utilização de Incentivos Fiscais são realizados pela Companhia exclusivamente em dinheiro, sendo vedada a transferência de bens ou serviços da Companhia.

1.5 Responsabilidades

É responsabilidade da Gerência de Impostos - CPT:

  • Verificar a disponibilidade de verba de Incentivo Fiscal e informa à Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB.
  • Realizar o pagamento do Patrocínio mediante depósito identificado e entrega do recibo do mecenato ou outra documentação legalmente aplicável.
  • Manter o registro da documentação fiscal original e enviar cópia à Gerência de Sustentabilidade e Comunicação - CSB.

É responsabilidade da Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB:

  • Selecionar os projetos a serem patrocinados pela Companhia por meio da utilização de Incentivos Fiscais, realizando a análise técnica e de viabilidade dos projetos, especialmente com relação às contrapartidas oferecidas pelo Proponente e limitadas por lei;
  • Realizar a análise reputacional do proponente/captador no mercado, antes da celebração do Patrocínio;
  • Enviar o projeto para análise jurídica da Área de Compliance Legal e Ético – CLG;
  • Solicitar à Gerência de Impostos – CPT o pagamento do Patrocínio conforme a documentação exigida pela lei;
  • Quando aplicável, aprovar toda a referência e utilização das marcas da Companhia, respeitando as exigências do Manual de Identidade Visual do Ministério da Cultura e secretarias de cultura estaduais e municipais, assegurando a referência à logomarca das autoridades em todas as campanhas de promoção e divulgação dos projetos da Companhia, inclusive nos produtos resultantes destes, nos termos exigidos em lei;
  • Quando aplicável, determinar qual será a destinação dos ingressos, convites, exemplares, itens etc. de projetos patrocinados pela Companhia que a lei permita para uso próprio do patrocinador;
  • Submeter o projeto à aprovação do Comitê Executivo, após avaliação pela Área de Compliance Legal e Ético - CLG.
  • Manter registrada toda a documentação, contratos e evidências exigidas nesta Norma.
  • Reportar no relatório anual da Companhia os patrocínios realizados no escopo desta Norma, de forma a garantir a transparência do uso de incentivos fiscais.

É responsabilidade das Gerências de Marketing da Companhia:

  • Apoiar a Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB, quando instadas, na negociação das contrapartidas dos Patrocínios com utilização de Incentivo Fiscal, observando as limitações aplicáveis.
  • Quando aplicável, determinar, em conjunto com a Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB, qual será a destinação dos ingressos, convites, exemplares, itens etc. de projetos patrocinados pela Companhia que a lei permita para uso próprio do patrocinador.

É responsabilidade da Área de Compliance Legal e Ético - CLG:

  • Avaliar o atendimento à Política de Combate à Corrupção e ao Código de Ética e Conduta no escopo da aprovação do projeto.
  • Elaborar parecer de viabilidade do patrocínio, a partir da documentação do Proponente e do projeto apresentada e da consulta aos cadastros de negativos ou impeditivos, tais como no Serasa, CADIN, Justiça, CEIS, CNEP, CEPIM etc.
  • Oferecer apoio jurídico às áreas envolvidas nos Patrocínios com utilização de Incentivos Fiscais.
  • Elaborar o contrato de patrocínio a ser celebrado com o proponente e enviar para arquivo pela Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB.

É responsabilidade do Comitê Executivo aprovar a celebração do contrato de Patrocínio dos projetos previamente analisados pela Gerência de Sustentabilidade e Comunicação – CSB e pela Área de Compliance Legal e Ético - CLG.

1.6 Sanções

Qualquer violação a presente Norma implicará na aplicação das medidas disciplinares e judiciais cabíveis contra todos os envolvidos no seu descumprimento.

NORMA DE COMBATE À EXPLORAÇÃO SEXUAL INFANTIL


1. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

1.1 Forma de atuação

  • Por meio da adesão ao Pacto Empresarial pelo Combate à Exploração Sexual Infantil e da formação de Pontos Focais e Multiplicadores do Programa Mão Certa, em parceria com a Childhood Brasil, a Duratex capacita colaboradores para que atuem como agentes do Programa nas localidades onde a empresa possui operação, visando sensibilizar caminhoneiros que transitam pelas unidades nos processos de carga e descarga de mercadorias.
  • Entre outras ações, a área de suprimentos encaminha um termo de responsabilidade social sobre o tema para os fornecedores, assim como envia um questionário de auto avaliação a eles, incluindo questões específicas sobre exploração sexual infantil, e ainda sensibiliza as transportadoras a aderirem ao Programa Mão Certa, da Childhood Brasil.
  • Por meio de campanhas internas de Comunicação, a empresa sensibiliza os colaboradores para que, ao realizarem deslocamento em viagens de negócios, se atentem para o turismo sexual em hotéis e regiões de risco e os estimula a denunciar práticas de exploração sexual infantil nas localidades onde a Duratex possui operação.

 
1.2 Governança

  • As Gerências de Sustentabilidade e Comunicação e de Suprimentos são responsáveis pela atualização desta norma, bem como pela sensibilização e mobilização de atores estratégicos para a prevenção e combate à exploração sexual infantil nas rodovias brasileiras em situações de vulnerabilidade perante o turismo sexual.